In tijden van crisis zijn er twee dingen belangrijk: vertrouwen en verbinding. Je hebt geen glazen bol, waarmee je kunt voorspellen wat er precies in de komende maanden gaat gebeuren. Maar je wilt medewerkers zoveel mogelijk gerust stellen en vertrouwen geven. Daarnaast is verbinding tussen de medewerkers en de leidinggevende noodzakelijk. Niet alleen om het werk goed te kunnen uitvoeren. Ook omdat we het sociale contact met collega’s nodig hebben om ons gezien, gehoord en gewaardeerd te voelen.
Met goede interne communicatie ondersteun je het vertrouwen en zorg je voor meer verbinding.
Vertrouwen
Door de coronacrisis en het verplicht thuis blijven ervaren mensen veel stress. Ze hebben angstig gevoelens en zijn onzeker over de impact van de crisis op hun werk en hun leven. Interne communicatie zorgt voor focus, helderheid, perspectief, rust en houvast.
Hoe zorg je dat de interne communicatie bijdraagt aan het vertrouwen? Vijf tips.
- Wees heel direct en duidelijk in je communicatie. Geef duidelijk aan wat de crisis betekent voor de organisatie en voor de medewerkers. Communiceer open over wat je nog wel kunt doen en wat niet meer. Focus op de prioriteiten en stel ook gezamenlijk de verwachtingen voor de komende tijd bij. Maak je boodschap heel concreet voor de verschillende doelgroepen.
- Zorg voor praktische en doordachte interne communicatiemiddelen. Neem je huidige middelen onder de loep en kijk wat werkt en verbeterd moet worden. En zoek naar nieuwe communicatiemiddelen en -kanalen om medewerkers in deze tijd beter te bereiken. Hou het wel eenvoudig en behapbaar. Het is beter om heel consequent via een beperkt aantal middelen te communiceren dan om nu allerlei ingewikkelde nieuwe dingen te gebruiken. Uitgangspunt is wel dat je alle doelgroepen maximaal moet kunnen bereiken.
- Hanteer een duidelijke interne communicatiestructuur met vaste communicatie- en overlegmomenten. Medewerkers hebben in deze tijd behoefte aan houvast. Dat creëer je door op vaste momenten te communiceren. Vaste overlegmomenten zorgen voor structuur in het dagelijkse werkritme.
- Communiceer snel. Het is nu zeker van belang dat mensen tijdig worden geïnformeerd over belangrijke zaken. Soms heb je misschien nog niet alles op een rijtje, maar geef dat ook aan. Kies eerder voor proactief communiceren dan niet op tijd communiceren. In crisistijd moet je soms snel besluiten nemen. Het is daarom noodzakelijk dat iedereen over de meest actuele en juiste informatie beschikt om goede besluiten te kunnen nemen.
- Stuur als bestuurder/directeur/leidinggevende ook eens een persoonlijk bericht over hoe het met jou gaat en wat jij lastig vindt aan de huidige situatie. Laat online vaker je gezicht even zien. Wees daarbij ook oprecht geïnteresseerd in je medewerkers.
Verbinden
Mensen zijn sociale wezens. We hebben behoefte aan echt contact en dat is nu weggevallen. We willen graag horen hoe het met onze collega’s gaat. En we willen graag weten of we goed bezig zijn met ons werk. We zoeken naar erkenning en bevestiging. Daarvoor is het belangrijk dat we met elkaar en met de leidinggevende in verbinding blijven staan.
We geven je vier tips hoe je met interne communicatie kunt zorgen voor verbinding.
- Zoek naar verschillende mogelijkheden om online te verbinden. Zowel formeel als informeel. Je kunt hierbij je bestaande interne communicatiekanalen inzetten. Misschien organiseerde je verschillende interne events om medewerkers bij elkaar te krijgen. Onderzoek of je deze events kunt omzetten naar online events.
- Hou de mensen in de gaten die het online werken lastig vinden en minder goed mee kunnen. Zij vallen van de radar en missen dan de verbinding. Bedenk samen met deze groep mensen hoe ze wel aangehaakt kunnen blijven en zoek naar bijpassende communicatieoplossingen.
- Er zijn ook collega’s die voorop lopen in de nieuwste technologieën of heel creatief zijn in het bedenken van verbeteringen in het online werken. Schakel deze mensen in voor je interne communicatie. Deel hun verhalen en tips. Vraag of ze mee willen denken over nieuwe communicatievormen.
- Vier de successen. Communiceer goede resultaten en geef daarbij blijk van waardering voor het werk dat wordt geleverd onder de lastige huidige omstandigheden. Maak het zo nu en dan ook gewoon gezellig met elkaar.
Heb je behoefte aan advies of ondersteuning over de inzet van interne communicatie in deze tijden? Ik help je graag verder.
Mijn achtergrond
In de afgelopen 20 jaar ben ik verantwoordelijk geweest voor interne en verandercommunicatie, organisatieontwikkeling en verandermanagement bij middelgrote en grote organisaties. Met als resultaat meer begrip voor de gekozen strategie, minder weerstand, meer ambassadeurs en grotere betrokkenheid.
Sparren, adviseren en samenwerken met directies en managers gaat me goed af. Ik doorzie snel de situatie en kan complexe zaken begrijpelijk maken. Mijn kracht ligt in dingen voor elkaar krijgen en mensen in beweging zetten. Deze ervaring zet ik nu in bij organisaties die duurzaam investeren in gelukkige medewerkers.
Meer weten?
✉️ info@bewuste-zaken.nl
✆ +31 6 8270 0983